Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. (UU 43 /2009). Akuisisi arsip statis adalah proses penambahan khazanah arsip statis pada lembaga kearsipan yang dilaksanakan melalui kegiatan penyerahan arsip statis dan hak pengelolaannya dari pencipta arsip pada lembaga kearsipan. Pengelolaan arsip statis merupakan proses pengendalian arsip statis secara efisien, efektif dan sistematis yang meliputi akuisisi, pengolahan, preservasi dan akses arsip.
Arsip statis yang akan diakuisisi oleh lembaga kearsipan telah ditetapkan sebagai arsip statis yang telah melalui proses penilaian berdasarkan pedoman penilaian kriteria dan jenis arsip yang memiliki nilai guna sekunder, dan telah dinyatakan selesai masa simpan dinamisnya. Arsip statis yang diakuisisi dalam keadaan teratur dan terdaftar dengan baik sesuai dengan bentuk dan media serta mengacu pada prinsip asal usul dan aturan asli. Serah terima arsip statis dari hasil kegiatan akuisisi arsip statis wajib didokumentasikan melalui pembuatan naskah serah terima arsip, berupa berita acara serah terima arsip statis, daftar arsip statis yang diserahkan berikut riwayat arsip dan bukti fisik arsip. Akuisisi arsip statis tersebut oleh lembaga kearsipan diikuti dengan peralihan tanggung jawab pengelolaannya.
Pada hari Jumat 1 September 2023, Bagian Akademik telah menyerahkan arsip duplikat statis ijazah mahasiswa Universitas Jember sebanyak 262 ordner yang diserahkam oleh Andri Eko Widayanti, S.E., M.M. Kepala Bagian Akademik dan Dadang Margiraharjo, S.T. Wakil Ketua Tim Kerja Bidang Akademik dan Evaluasi Kantor Pusat.
Arsip statis ijazah akan dikelola dan disimpan di Unit Kearsipan Universitas Jember melalui beberapa tahapan pemilahan arsip yang dibedakan antara arsip dan non arsip, tahap kedua dilakukan identifikasi arsip yaitu mengurutkan arsip sesuai dengan nomor seri ijazah, memberi nama file ijazah yang telah dialihmediakan, memberkaskan arsip ijazah , menginput data ijazah pada aplikasi SIASIN (Sistem Informasi Arsip Aktif, Statis dan Inaktif). Setelah data ijazah diinputkan pada aplikasi SIASIN maka daftar arsip statis secara otomatis tercipta.
Setelah arsip statis diolah, arsip akan disimpan sesuai standar kearsipan yaitu dengan cara dibungkus menggunakan kertas kissing karena bersifat rendah asam sehingga lebih awet jika digunakan untuk membungkus arsip dan arsip tidak akan berubah menjadi kuning dan jauh dari serangga. Kemudian arsip diikat dengan tali rami karena tali rami lebih kuat dibandingkan tali rafia. Setelah dibungkus dengan kertas kissing yaitu kertas Samson dan diikat dengan tali rami diberi label nomor arsip yang definitive sebagai petunjuk isi arsip yang ada dalam boks tersebut, arsip yang sudah selesai diolah, disimpan di dalam di Roll O’pack untuk memudahkan saat menemukan arsip kembali. Cara pencarian arsip adalah dengan melihat pada lokasi simpan arsip dan nomor boks yang terdapat pada daftar arsip. Arsip statis ijazah yang telah tersimpan di Unit Kearsipan , di lakukan preservasi yaitu kegiatan pemeliharaan, perawatan, penyimpanan dan perlindungan baik fisik maupun informasinya agar awet dan terhindar dari kerusakan sehingga kandungan informasinya dapat terjaga selamanya.