Jember, 8 Desember 2022
Sebagai tindaklanjut pelaksanaan kegiatan Sosialisasi Peraturan Menteri Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan Teknologi Nomor 20 Tahun 2022 Tentang Penyelenggaraan Kearsipan Kementerian Pendidikan, Kebudayaan, Riset dan Teknologi oleh Biro Umum dan PBJ Kemendikbudristek pada tanggal 26-28 September 2022 di Jakarta yang merupakan salah satu program reformasi birokrasi di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan yaitu penguatan ketatalaksanaan. UPT Kearsipan Universitas Jember menyelenggarakan FGD Implementasi Permendikbudristek Nomor 20 Tahun 2022 dan penerapan Aplikasi Sistem Naskah Dinas Elektronik (SINDE) Di Lingkungan Universitas Jember. Dengan dukungan teknologi informasi dan komunikasi yang aman dan andal, penguatan ketatalaksaaan diharapkan dapat mendukung terciptanya layanan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan yang efektif, efisien, transparan dan akuntabel.
Kegiatan ini dilaksanakan di Hotel Grand Valonia Jember pada tanggal 3 – 4 Desember 2022. Sebagai Ketua panitia dalam Kegiatan FGD ini Kepala Biro Administrasi Umum, Kepegawaian dan Keuangan Mohamad Jazuli, S.H. dalam laporannya menyampaikan FGD diikuti oleh 72 peserta yang terdiri dari arsiparis, pengelola persuratan dan pengelola arsip di lingkungan Universitas Jember.
Sebagai narasumber pada acara ini Sri Gusneli, S.AP dari Deputi Bidang Pembinaan Kearsipan ANRI dan Gita Tri Widiasti dari Biro Umum dan PBJ Sekretariat Jenderal, Kemedikbudristek dan Kepala Biro Administrasi Umum, Kepegawaian dan Keuangan Universitas Jember, Mohammad Jazuli, S.H.
FGD dibuka oleh Wakil Rektor Bidang Umum dan Keuangan Universitas Jember Prof. Dr. drg. Sri Hernawati, M.Kes. melalui daring karena beliau sedang melaksanakan perjalanan dinas. Dalam sambutannya beliau mengatakan bahwa , dengan adanya FGD ini diharapkan pengelola tata persuratan dan pengelola arsip di lingkungan Universitas Jember dapat memahami bagaimana mengelola arsip perguruan tinggi yang sesuai dengan Permendikbudristek no 20 tahun 2022 dan dapat mengoperasikan aplikasi SINDE dengan lancar sehingga dapat segera di implementasikan dalam melaksanakan distribusi persuratan sehari-hari.
Pemaparan materi sesi pertama tentang Kebijakan Penyelenggaraan Kearsipan di Universitas Jember sesuai Permendikbudristek Nomor 20 Tahun 2022 oleh Kepala Biro Administrasi Umum, Kepegawaian dan Keuangan Universitas Jember Mohammad Jazuli, S.H. Dalam paparanya beliau menyampaikan bahwa latar belakang berlakunya Permendikbud Nomor 20 Tahun 2022 yaitu untuk menjamin ketersediaan arsip yang otentik dan terpecaya, mendinamiskan sistem kearsipan yang selama ini masih menggunakan manual sehingga perlu dilaksanakan pengelolaan kearsipan yang komprehensif, terpadu, akuntabel, efektif dan efisien. Agar penyelenggaraan kearsipan di lingkungan Kemendikbudristek dilaksanakan secara komprehensif, terpadu, akuntabel, efektif dan efisien diperlukan simplikasi sehingga ada tahapan-tahapan yang akan dimplementasikan di dalam SINDE. Dengan berlakunya Permendikbudristek Nomor 20 Tahun 2022 maka Permendikbud Nomor 45 Tahun 2016, Permendikbud Nomor 68 Tahun 2016, Permenristek dan Dikti NOmor 78 Tahun 2017, Permenristek dan Dikti Nomor 23 Tahun 2018, Permendikbud Nomor 23 Tahun 2019 dicabut dan dinyatakan tidak berlaku.
Pemaparan materi tentang Pengelolaan Arsip Dinamis Perguruan Tinggi disampaikan oleh Sri Gusneli, S.AP Arsiparis Ahli Pertama pada Deputi Bidang Pembinaan kearsipan ANRI. Dalam paparannya menyampaikan bahwa Arsip Dinamis (aktif-Inaktif) adalah arsip yang masih digunakan secara langsung dalam kegiatan pencipta arsip dan disimpan selama jangka waktu tertentu. Arsip mempunyai kegunaan sebagai tulang punggung manajemen/organisasi, bukti akuntabilitaskinerja organisasi/aparatur, bukti dipengadilan, identitas organisasi, aset organisasi /sumber informasi, bukti sejarah/memori organisasi/kolektif.
Bimbingan teknis Aplikasi Sistem Naskah Dinas Elektronik (SINDE ) disampaikan oleh Gita Tri Widiasti Analis Sistem Informasi Biro Umum dan PBJ, Sekretariat Jenderal, Kemendikbudristek. SINDE merupakan sebuah aplikasi yang berbasis website. Yang dapat diakses melalui PC, laptop, atau perangkat smartphone yang telah terkoneksi internet. Aplikasi Persuratan Kemendikbudristek yang kita kenal dengan SINDE atau Sistem Naskah Dinas Elektronik yang merupakan hasil pemutakhiran dari e-office, bertujuan untuk membantu tatalaksana kegiatan surat menyurat dalam lingkup dinas Kemendikbudristek. SINDE memberikan kemudahan dan dapat menjadi acuan berkesinambungan terhadap aktifitas surat menyurat agar lebih efektif dan efisien namun sifatnya tertutup dan hanya dipakai oleh ASN di bawah naungan Kemendikbudristek salah satunya Universitas Jember. Permendikbud Nomor 2 Tahun 2019 telah mendefinisikan bahwa aplikasi persuratan yang dikembangkan untuk mengelola naskah dinas elektronik di lingkup dinas Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan adalah Sistem Naskah Dinas Elektronik (SINDE). Gita Tri Widiasti mengajarkan cara mengoperasikan fitur-fitur yang ada di dalam aplikasi SINDE secara daring.
Setelah pemaparan materi dari masing-masing narasumber selesai dilanjutkan dengan Bimtek disesi pamungkas yaitu Pemberkasan arsip berdasarkan Klasifikasi Arsip dan Penyusutan Arsip berdasarkan Jadwal Retensi Arsip yang langsung dipandu oleh fasilitator dari UPT Kearsipan Universitas Jember. Peserta FGD praktek menggunakan alat peraga diajarkan bagaimana cara memberkaskan arsip dan menyusutkan arsip sesuai dengan kaidah kearsipan. Tahapan dalam praktek Pemberkasan Arsip, arsip dikelompokkan sesuai dengan permasalahannya, diurutkan berdasarkan tanggal masuk , diberi nomor urut, kemudian dibuatkan daftar arsip dan dimasukkan dalam folder arsip. Tahapan pemusnahan arsip terdiri dari kegiatan pemeriksaan, pendaftaran, pembentukan panitia pemusnahan, penilaian persetujuan dan pengesahan, pembuatan berita acara dan pelaksanaan pemusnahan arsip. FGD ditutup oleh Arsiparis Ahli Madya Universitas Jember Satar, S.E., MM , semoga ilmu yang telah disampaikan oleh para narasumber dan fasilitator bermanfaat untuk pengelolaan arsip dan pengelolaan tata persuratan yang lebih baik di Universitas Jember.