Jember, 15 Desember 2025
Rumah Sakit Gigi dan Mulut Pendidikan (RSGMP) Universitas Jember (UNEJ) melaksanakan kegiatan pemusnahan arsip sebagai bagian dari proses penyusutan arsip yang dilakukan secara berkala.
Wakil Direktur II RSGMP UNEJ, Dr. drg. Yuliana Mahdiyah. D. A, M.Kes., menjelaskan, pemusnahan arsip rekam medis dilakukan secara hati-hati dan mengikuti seluruh ketentuan peraturan perundang-undangan. Setiap dokumen terlebih dahulu diverifikasi untuk memastikan tidak lagi memiliki nilai guna administrasi, hukum, pendidikan, penelitian, maupun pelayanan kesehatan.
“Pada kesempatan ini, sebanyak 16.639 dokumen rekam medis inaktif yang merupakan dokumen kunjungan pasien tahun 2014 hingga 2018 resmi dimusnahkan. Proses pemusnahan diawali dengan pengajuan permohonan oleh Direktur RSGMP, kemudian dibentuk Panitia Penilai dan Pemusnahan Arsip yang terdiri dari pimpinan universitas, pimpinan RSGMP sebagai pencipta arsip, arsiparis, dan pengelola arsip,” ujarnya. Pemusnahan dilakukan bekerja sama dengan PT Beka, Malang, sebagai penyedia jasa pemusnahan dokumen profesional.
Proses pemusnahan disaksikan langsung oleh pimpinan RSGMP, Ketua Satuan Pengawas Internal (SPI), perwakilan Tim Hukum UNEJ, arsiparis, serta pengelola arsip RSGMP. Seluruh pelaksanaan mengacu pada Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 37 Tahun 2016 yang mensyaratkan bahwa pemusnahan arsip harus disaksikan minimal oleh dua pejabat yang mewakili unit hukum dan unit pengawasan.
“Metode pemusnahan dilakukan dengan aman dan ramah lingkungan, memastikan seluruh informasi pasien dihancurkan hingga tidak dapat dibaca atau dipulihkan kembali. Ini merupakan bentuk komitmen RSGMP UNEJ dalam menjaga kerahasiaan data pasien sesuai UU Kesehatan, Permenkes tentang Rekam Medis, serta ketentuan perlindungan data pribadi,” imbuhnya.
Ketua Satuan Pengawasan Internal Universitas Jember, Prof. Dr. Ika Barokah Suryaningsih, S.E., M.M., menegaskan, pemusnahan arsip negara wajib dilakukan sesuai prosedur. Menurutnya, langkah ini tidak hanya menata ulang ruang penyimpanan, tetapi juga memperkuat tata kelola pelayanan publik di lingkungan RSGMP UNEJ. “Pemusnahan arsip rekam medis bukan sekadar mengurangi tumpukan berkas lama, tetapi memastikan rumah sakit beroperasi secara tertib dan profesional,” ujarnya.
Sementara itu, perwakilan Tim Hukum Universitas Jember, Dr. Yusuf Adiwibowo, S.H., LL.M., menambahkan, kegiatan ini dilaksanakan berdasarkan landasan hukum yang kuat. Di antaranya Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, Permendikbudristek Nomor 20 Tahun 2022 tentang Penyelenggaraan Kearsipan di Perguruan Tinggi, serta Permenkes Nomor 24 Tahun 2022 tentang Rekam Medis yang mengatur penyimpanan, masa retensi, hingga prosedur pemusnahan dokumen medis.
“Kami berharap penataan dokumen di RSGMP UNEJ menjadi semakin efisien. Ruang penyimpanan dapat dimanfaatkan lebih optimal, dan pengelolaan dokumen menjadi lebih rapi serta mudah ditelusuri. Yang lebih penting, kegiatan ini merupakan wujud tanggung jawab institusi dalam menjaga keamanan informasi pasien,” tegasnya.
Kegiatan pemusnahan arsip ini berlangsung secara terencana, terdokumentasi, dan melibatkan berbagai unsur penting, mulai dari Direktur, Wakil Direktur I dan II RSGMP, Ketua SPI, Kepala Biro Keuangan dan Umum, Tim Hukum, arsiparis, petugas rekam medis, hingga Tim Humas Universitas Jember.(is)
