Jember, 14 Oktober 2026
Universitas Jember (UNEJ) menyiapkan Sistem Elektronik Layanan Administrasi Kelulusan (SELARAS) untuk mempercepat proses penerbitan ijazah mahasiswa.
Melalui sistem ini, tahapan administrasi yang sebelumnya dilakukan secara manual akan dialihkan menjadi layanan digital, termasuk proses verifikasi, persetujuan, dan penandatanganan ijazah. Apabila seluruh tahapan validasi awal berjalan lancar, penerbitan ijazah ditargetkan dapat diselesaikan dalam tujuh hari kerja.Pengembangan sistem tersebut disosialisasikan melalui kegiatan SIAKAD–SELARAS (Penerbitan Ijazah Elektronik) yang digelar secara daring, Rabu (14/10). Sosialisasi diikuti pimpinan fakultas, pengelola program studi, tenaga administrasi akademik, pengelola unit layanan terkait, serta mahasiswa yang sedang menempuh tugas akhir.
Wakil Rektor Bidang Akademik UNEJ, Prof. Drs. Slamin, M.Comp.Sc., Ph.D., menjelaskan bahwa skema digitalisasi ini menghilangkan tahapan penandatanganan dan paraf manual berulang yang selama ini memakan waktu. Sistem TTE ini dikembangkan dengan dukungan ketersambungan otoritas sertifikasi TTE dari Balai Besar Sertifikasi Elektronik (BSrE) serta Pusdatin Kemdiktisaintek
“Pada sistem manual, penandatanganan ijazah cukup berat karena satu mahasiswa membutuhkan tiga kali tanda tangan untuk dokumen yang berbeda. Akibatnya, terkadang masih ada ijazah yang belum selesai saat wisuda karena mobilitas pimpinan yang tinggi. Dengan sistem digital, pimpinan dapat menandatangani dokumen dari mana saja, bahkan dalam jumlah 50 hingga 100 ijazah sekaligus,” jelas Prof. Slamin.
Tidak hanya mempercepat proses penandatanganan, SELARAS juga memungkinkan mahasiswa memantau setiap tahapan penerbitan ijazah melalui Sistem Informasi Akademik Terpadu (SIAKAD). Mulai dari pemeriksaan data akademik, pemenuhan persyaratan kelulusan, penomoran ijazah, hingga persetujuan dan tanda tangan elektronik oleh pimpinan dapat dipantau melalui sistem tersebut.
Salah satu perubahan yang ditawarkan SELARAS adalah kesempatan bagi mahasiswa untuk memperoleh ijazah elektronik sebelum mengikuti prosesi wisuda. Setelah dokumen selesai ditandatangani secara elektronik oleh pimpinan, mahasiswa dapat mengunduh ijazah dan transkrip nilai melalui SIAKAD. Sementara itu, ijazah fisik tetap akan dicetak menggunakan kertas khusus dan diserahkan pada saat wisuda.
Selain tanda tangan elektronik, dokumen ijazah juga akan dilengkapi kode QR yang dapat dipindai untuk memeriksa keaslian tanda tangan elektronik pimpinan. Fitur ini diharapkan mempermudah proses verifikasi dokumen ketika lulusan membutuhkan ijazah untuk melanjutkan pendidikan maupun melamar pekerjaan.
Penerapan sistem baru ini mendapat sambutan positif dari pimpinan fakultas karena dinilai memangkas durasi alur administrasi hingga 80 persen atau ditargetkan selesai dalam 7 hari kerja. Selain mempercepat pemanfaatan ijazah oleh alumni untuk keperluan pendaftaran kerja, sistem ini juga mendukung program pencapaian Green Campus melalui pengurangan penggunaan kertas dan alat tulis.
Dekan Fakultas Hukum UNEJ, Prof. I Gede Widhiana Suarda, turut menyambut pengembangan SELARAS. “Peralihan digital ini memangkas waktu proses hingga 80 persen. Ini sangat menguntungkan mahasiswa agar dapat menggunakan ijazah secara cepat untuk melamar pekerjaan,” ungkapnya.
Meski demikian, ia juga mengingatkan pentingnya mitigasi keamanan data mahasiswa serta perlunya simulasi teknis bersama operator dan pimpinan fakultas sebelum sistem diterapkan secara penuh.
Dekan Fakultas Kedokteran Gigi UNEJ, drg. Dwi Kartika Apriyono, menilai efisiensi waktu dan anggaran dari konversi digital ini sangat signifikan dibanding proses manual. “Penandatanganan basah berjenjang untuk puluhan hingga ratusan mahasiswa sebelumnya membutuhkan waktu dan kehadiran fisik yang banyak. Dengan sekali proses persetujuan masif di sistem SELARAS, efisiensi waktunya sangat tinggi dan mendukung pengurangan penggunaan kertas,” tuturnya.
Saat ini, UNEJ tengah menyelesaikan penyesuaian regulasi internal dan proses kerja sama terkait penggunaan tanda tangan elektronik. Penerapan SELARAS secara penuh diharapkan dapat dimulai pada periode wisuda mendatang atau semester genap tahun akademik 2026/2027.
Melalui SELARAS, UNEJ berupaya menghadirkan layanan administrasi kelulusan yang lebih cepat dan mudah diakses. Dengan proses penerbitan ijazah yang semakin terintegrasi, mahasiswa diharapkan dapat memperoleh dokumen kelulusan tepat waktu untuk melanjutkan pendidikan maupun mempersiapkan langkah berikutnya setelah menyelesaikan studi. (qf)
Berita Terkait
Rektor UNEJ Tegaskan Pengarusutamaan Gender Wajib Menjadi Agenda Tata Kelola Universitas Jember
Bukan Sekadar Beasiswa, Alumni FKG UNEJ Tanamkan Rantai Kebaikan kepada Mahasiswa
Kembangkan Keju Nabati Berbasis Potensi Lokal Jember, Mahasiswi FTP UNEJ Dinobatkan Sebagai Peneliti Terbaik IRN 2025–2026
